2008-11-20
Hier soir lors de rencontre mensuelle du groupe d'usager SharePoint Québec, j'ai animé une présentation sur la recherche. Lors de cette présentation j'ai démontré comment on pouvait intégrer la recherche de MOSS avec les applications Office. Comme la majorité des gens ne semblaient pas connaître cette fonctionnalité j'ai décidé de faire un article pour vous expliquer comment faire.
C'est assez simple lorsque vous êtes dans une application Office 2007, vous pouvez effectuez une recherche et les résultats seront retournés par votre serveur SharePoint. Voici la façon de configurer le service de recherche.
- Dans Word 2007, vous devez cliquer sur Révision et puis sur Recherche.
(Dans Word 2003 l'options se trouve sous Outils et puis Rechercher)
- Vous devriez voir le volet Office Rechercher apparaître à la droite de votre fenêtre. Cliquez sur Options de recherche qui se trouve dans le bas du volet Office Rechercher.
- Dans la fenêtre Options de recherche, cliquez sur Ajouter des services…
- Dans la fenêtre Ajouter des services entrez l'adresse du service web de recherche pour votre site. Cette adresse débute par le chemin URL de votre application web et vous y ajoutez « /_vti_bin/search.asmx »
- Dans la fenêtre de confirmation cliquez sur Installer .
Vous allez recevoir un message qui vous avisera que les services ont été correctement ajoutés.
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Par la suite il suffit d'écrire un mot dans la case de recherche et de sélectionner votre site SharePoint dans le choix des références 
- Les résultats de recherche venant de votre serveur SharePoint seront affichés dans la section de résultats.
Voilà vous avez maintenant accès aux résultats de recherche venant de votre serveur SharePoint à partir d'une application Office.
Serge 2008-11-19
L'équipe de Microsoft Canada réalise un bref sondage auprès des spécialistes en TI du Canada pour connaître vos approches de recherche d'information technique.
Les résultats de ce sondage permettront à Microsoft d'améliorer leur offre et la valeur de l'information technique que publie Microsoft.
En remplissant ce sondage de quelques minutes, vous courrez la chance de gagner un baladeur Zune de Microsoft.
Vous pouvez compléter le sondange en utilisant ce lien. Vous pourrez sélectionner la langue française en début de sondage. 2008-11-18
Ce livre est un must pour tout architecte de solutions basées sur MOSS. La nature diversifiée du contenu ainsi que les nombreux conseils tirés d'expériences vécues donne une valeur inestimable à ce livre. Il couvre non seulement les meilleures pratiques dans une perspective de MOSS mais il donne aussi beaucoup d'informations complémentaires qui peuvent nous aider grandement à enrichir notre implantation de la plate-forme.
On y trouve entre autres un chapitre sur la gouvernance ainsi qu'un chapitre spécifique concernant l'implantation optimale de l'engin de recherche.
Mon classement personnel – 5 sur 5
Titre : Microsoft Office SharePoint Server 2007 Best Practices par Bill English et Ben Curry. 2008-11-13Pour ceux qui utilisent les Timer Jobs personnalisées dans SharePoint, un petit détail intéressant à noter est que l'heure de début qui est spécifiée via le paramètre Begin HH:MM:SS n'est en fait qu'une fenêtre dans laquelle votre tâche peut démarrer.
En effet, le service WSS Timer Job va démarrer votre tâche de façon aléatoire dans une période entre comprise entre les valeurs Begin et End de votre tâche et cette période est choisie de façon aléatoire. Cette façon de fonctionner est nécessaire pour contrer les effets des tâches qui consomment beaucoup de ressources sur les serveurs dans une ferme. Si toutes les tâches démarraient en même temps, il y aurait possibilité de surcharge sur les serveurs. L'utilisation d'un facteur aléatoire permet d'étendre la charge de façon plus égale sur les serveurs de la ferme.
C'est un détail intéressant à connaître et ça permet ainsi de faire une meilleure planification. Il est important aussi de regarder l'ensemble des tâches déjà cédulées par l'infrastructure et d'essayer de choisir des périodes qui n'entrent pas en conflit avec les tâches de l'infrastructure. On peut visualiser les tâches via Central Administration.
2008-11-12
Contexte
Il arrive fréquemment que dans les grandes organisations, plusieurs voûtes documentaires aient été déployés au fil des années, parfois même sans que le département des TI en soit informé. Il n'est pas rare qu'au niveau corporatif, on retrouve des voûtes comme EMC-Documentum, IBM FileNet ou IBM Content Manager, et qu'au niveau départemental, on retrouve plusieurs voûtes SharePoint.
Dans une optique de gouvernance et d'optimisation des infrastructures, la découverte de l'existence des ces diverses voûtes, souvent incompatibles technologiquement, pose plusieurs problèmes car la migration du contenu d'une voûte vers une autre est une lourde tâche et peut s'avérer impossible car les coûts pourraient excéder les bénéfices.
Conscient que cet état de fait pourrait décourager certaines organisations, et dans le but de permettre une meilleure interopérabilité entre ces diverses voûtes documentaires, les firmes Microsoft, EMC et IBM sont à développer une norme d'interopérabilité nommée CMIS pour Content Management Interoperability Services.
Cette spécification consiste en une couche d'interface abstraite qui sera exposée en utilisant la technologie des Web Services et du protocole REST/Atom et permettra ainsi de construire des applications pouvant accéder ces diverses voûtes par une couche commune de services.
Buts
Les buts visés par cette spécification sont:
La spécification CMIS ne prétendra pas:
Certains scénarios d'utilisation ont été délibérément exclus de la spécification:
Concepts généraux
Quelques concepts généraux nécessaires à la compréhension de la spécification CMIS.
- Un Référentiel est une abstraction qui est défini indépendamment des mécanismes d'emmagasinage des documents. La spécification va définir des interfaces vers cette abstraction. On pourra donc ignorer les mécanismes d'emmagasinage des documents.
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La spécification définit quatre types d'objets de base qui peuvent exister dans un référentiel
- Document - représente un objet individuel de contenu dans le référentiel. Un document ne contient pas nécessairement un flux de contenu; ça pourrait n'être qu'un pointeur vers une localisation autre que la voûte
- Dossier - représente un contenant organisationnel dans lequel on peut retrouver des documents ou d'autres dossiers
- Relations - représente une relation entre deux (2) objets de type dossier ou document dans le référentiel
- Politique - représente des politiques administratives qui s'appliquent aux objets
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La spécification CMIS va exposer des services pour:
- Découverte des définitions des objets ainsi que des informations spécifique au référentiel
- Création, Lecture, Mise-à-jour et Destruction d'objets
- Emmagasinage de documents y compris dans de multiples dossiers de façon simultanée (si le référentiel le supporte)
- Navigation dans la hiérarchie de dossiers du référentiel
- Création de versions de documents et accès à l'historique des versions d'un document
- Recherche dans le référentiel y compris la recherche plein-texte
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La spécification laisse au référentiel le soin de déterminer si une opération donnée peut être exécutée par l'utilisateur. CMIS offre cependant l'authentification de base et fournira le contexte de l'utilisateur dans les requêtes pour permettre au référentiel de valider les requêtes en utilisant son propre système de permissions.
Pour plus de détails sur cette spécification, veuillez télécharger la spécification via ce site. Un fichier ZIP comprenant la documentation complète sera téléchargé
2008-11-03Certaines considérations de sécurité doivent être connues pour éviter que l'utilisation des flux de travail n'expose de l'information de nature confidentielle.
Tout d'abord, il est important de comprendre qu'un flux de travail n'utilise pas les permissions qui sont assignées à l'utilisateur exécutant ce flux de travail. On utilise plutôt ces permissions et cette identité
- Permissions du compte d'administration du serveur
- Identité de l'Application Pool de l'application Web sur laquelle réside votre site
Avec ces accès, un programmeur pourrait donc, soit par inadvertance, soit par malice, codifier des actions qui ne seraient normalement pas possible d'exécuter avec l'identité de l'utilisateur qui exécute le flux de travail. De plus, on suggère une revue de code pour s'assurer que l'élévation de privilèges est utilisée de manière contrôlée et seulement pour les actions nécessitant cette élévation.
Liste de tâches et historique du flux de travail
Il est suggéré de définir spécifiquement une liste de tâches spécifique et de créer un historique de flux de travail spécifique pour chaque flux de travail plutôt que d'utiliser la liste de tâches standard d'un site et l'historique standard du flux de travail. Nous serons ainsi en mesure de créer des permissions très spécifiques si le besoin existe. Il faut considérer qu'une notification contient des informations sur le document faisant l'objet d'un flux de travail (titre, etc.) et qu'il est possible que même cette information ne puisse être divulgée.
Utilisateurs externes
On peut faire participer un utilisateur externe (i.e. qui ne fait pas partie de notre référentiel d'identités) à un flux de travail. On peut alors paramétriser le flux de travail pour qu'il envoit le document faisant l'objet du flux de travail en pièce jointe à la notification de la tâche. Il est donc important de valider si ce document peut être diffusé à l'externe.
Certaines informations de cet article proviennent d'un whitepaper produit par Microsoft. 2008-10-30L'outil Colligo Reader; permet de télécharger des éléments de contenu des sites SharePoint et de les consulter en mode local sur votre ordinateur. Il est gratuit pour une utilisation individuelle non-commerciale et il existe des tarifs d'entreprise pour un déploiement dans une organisation. Cet outil peut s'avérer pratique dans les organisations qui utilisent les versions ultérieures de la suite Office (Office 2000, Office XP). On peut télécharger plusieurs documents à la fois, synchroniser notre poste avec le serveur, et utiliser les vues et filtres puisque les méta données sont aussi transférées. Veuillez noter que votre poste de travail doit avoir Microsoft .NET Framework version 2.0 pour s'installer et s'exécuter.
(*) - L'outil est gratuit pour une utilisation personnelle. Pour un survol très complet des possibilités de la plate-forme Windows SharePoint Services 3.0, je vous invite à consulter cet article cet article sur le site de Microsoft France.
On y retrouve entre autres, les rubriques suivantes:
- Listes, Bibliothèques et Sites
- Ajout de contenu
- Gestion et utilisation du contenu
- Suivi des versions
- Gestion des flux de travail
- Utilisation des types de contenu
- Navigation
- Gestion des accès au contenu
Si vous avez à faire la promotion de la plate-forme, cet article vous aidera certes à trouver des arguments. Microsoft a publié la mise à jour de l'infrastructure pour Windows SharePoint Services 3.0 (KB951695) qui comprend les correctifs et mises à jour de performances récents pour Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
Les principales mises à jour pour Windows SharePoint Services 3.0 comprennent notamment :
- des correctifs et améliorations des performances de la plateforme
- plusieurs correctifs de restauration et de sauvegarde ;
- plusieurs correctifs essentiels du flux de travail.
Notez que le Service Pack 1 (SP1) est un pré-requis à cette mise-à-jour.
Cette mise-à-jour existe pour MOSS (KB951297) et amène les améliorations suivantes:
- de nouvelles fonctions de recherche comme la recherche fédérée et un tableau de bord d'administration de la recherche unifié ;
- plusieurs correctifs essentiels pour la fonction de recherche afin d'améliorer les performances et l'évolution ;
- des correctifs et améliorations des performances de la plateforme ;
- plusieurs correctifs essentiels pour la publication de fonctions de déploiement de contenu afin d'améliorer la fiabilité.
Nous avons procédé à l'installation de ces mises-à-jour et nous avons grandement profité des améliorations de la performance au niveau de la recherche, d'une nouvelle interface d'administration de la recherche (avec MOSS) ainsi que la correction du fameux problème relié au délai dans les flux de travail qui ne fonctionnait pas.
N'oubliez pas que lorsque votre environnement WSS/MOSS est composé de plusieurs serveurs, il important de respecter les consignes de base suivantes lors d'applications de mises-à-jour:
- Les correctifs doivent être appliqués sur le serveur hébergeant le site Central Administration
- Par la suite, les serveurs de type Web Front-End doivent être mis-à-jour
- Finalement, les autres serveurs de type Application Server doivent être mis-à-jour
Lors de l'installation de l' Infrastructure Pack dans un environnement comprenant WSS ET MOSS, il faut installer le pack WSS sur tous les serveurs et par la suite, installer le pack MOSS sur tous les serveurs en suivant l'ordre mentionné précédemment. De plus, à la fin de l'installation du pack WSS, il n'est pas nécessaire d'exécuter l'outil de configuration; on peut passer directement à l'installation du pack MOSS. Ce dernier exécutera l'outil de configuration à la fin de l'installation. 2008-10-02
Votre groupe d'utilisateurs SharePoint Québec va redémarrer ses activités au cours de l'automne.
Nous avons quelques sujets de présentation mais nous aimerions aussi que vous nous proposiez des sujets qui rencontrent vos intérêts. N'hésitez pas à communiquer avec nous ou à commenter cet article avec vos suggestions. |
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